Hoe help je als leidinggevende een ander, zonder zelf met een oplossing te komen?

Herken je dit als leidinggevende

Een van je teamleden komt naar je toe met een probleem of vraag. Je bent druk en luistert even snel naar wat deze persoon vraagt. Je benadert de vraag volledig vanuit je eigen perspectief en met je eigen ervaringen in je achterhoofd.  Je gaat meteen op zoek naar een oplossing voor de ander (want dat is toch wat de ander van je vraagt?). Door het toesteken van een helpende hand neem je de verantwoordelijkheid over en met een beetje pech moet je vervolgens zelf in actie komen om het probleem op te lossen (“weet je wat, zal ik anders....”).  En je was al zo druk... 

Het oplossen van het probleem voor de ander is uiteindelijk niet de manier is om mensen ècht te helpen. En dat weet je eigenlijk ook wel. Je neemt de verantwoordelijkheid van de ander over en deze persoon wordt zo afhankelijk van jou. Het kan je op korte termijn een goed gevoel geven, je hebt het gevoel dat je iemand helpt, voelt je een verbinder, zet jouw schouders eronder en jouw zorgende kant kan lekker aan de slag. Maar als iemand enige tijd later weer naar je toekomt met een vergelijkbaar probleem dan begint het hele “helpen” weer van voor af aan. En met een beetje pech begin je steeds meer te balen als dit meerdere keren gebeurt en raak je geïrriteerd omdat iemand niks lijkt te hebben opgestoken van de eerdere gesprekken.  

Als mensen niet zelf hun verantwoordelijkheid nemen en als ze bij elk probleem naar jou toekomen en verwachten dat jij wel een oplossing zult aandragen, dan schieten ze daar uiteindelijk weinig mee op en leidt dit bij jou alleen maar tot frustraties (en een heleboel meer werk).  

Als je het lastig vindt om de verantwoordelijkheid bij een ander neer te leggen, bijvoorbeld omdat je bang bent dat het bot zal overkomen, dan kan het BOB-model van Robert Bales en Fred Strodtbeck jou hier wellicht bij helpen. 

Het BOB-model

BOB staat voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Het is een model dat veel wordt gebruikt bij vergaderingen en in crisis overleg, maar kan ook heel goed worden toegepast in een 1 op 1 situatie. Hieronder zal ik toelichten hoe.

BEELDVORMING

In deze fase ga je op onderzoek uit. Wat is de achtergrond van de vraag of het probleem? Wat is de context? Wat speelt er precies? Waar loopt deze persoon tegenaan? Wat lukt er wel en wat lukt er niet?  

Laat iemand zo uitgebreid mogelijk vertellen over zijn of haar probleem zodat volledig duidelijk is waar het over gaat en wat de vraag concreet is. Zorg ervoor dat het voor jou duidelijk is wat zijn of haar beeld is en wees oordeelloos. Stel alleen vragen, ga niet oplossen! 

Als je denkt dat je met deze fase klaar bent dan kun je samenvatten en checken “klopt dit?”, “Heb ik helder wat jouw vraag is?".

Blijf vooral goed checken want daarmee houd je de ander actief. Als de ander bevestigt dat dit inderdaad de vraag of het probleem is dan zijn jullie dat samen overeengekomen. Mocht de ander twijfelend klinken, vraag dan door. Vraag de ander dit toe te lichten en aan te geven wat niet helemaal helder is. Ga net zo lang door jullie neuzen dezelfde kant op staan ten aanzien van de vraag.  

OORDEELSVORMING

In deze fase ga je de eerste stap zetten richting de oplossing. Weten we genoeg om tot een oplossing te komen? Is alles helder of moeten we eerst nog wat dingen gaan uitzoeken? Wat zijn de mogelijke oplossingsrichtingen en de voors en tegens hiervan?  

Heel belangrijk hierbij is ook de vraag: wat zijn dingen die je eerder gedaan hebt die werkte en wat werkte er juist niet? En waarom wel of niet?  

Laat de ander de oplossingen bedenken. Mocht je het gevoel hebben dat de ander, in jouw ogen, de verkeerde richting op gaat bij het nadenken over oplossingen, bijt op je tong! Pas als de ander aangeeft dat hij geen andere oplossingen meer weet kun je nog wat aanvullingen doen.  

BESLUITVORMING

In deze fase zorg je ervoor dat er een keuze wordt gemaakt. Zorg ervoor dat het de keuze van de ander is en ga niet sturen! Op die manier bewerkstellig je dat de ander achter zijn of haar keuze staat.

Als er een keuze is gemaakt dan gaan jullie ervoor zorgen dat het concreet wordt. Wie gaat wat doen? Wat gaat de persoon zelf doen, waarbij gaat hij hulp vragen en aan wie? Wie kun je er nog meer bij betrekken? Ook hier geldt weer, laat het zoveel mogelijk aan de ander over! 

Tot slot

Juist vanwege de (soms hiërarchische) verhouding tussen een leidinggevende en zijn of haar teamlid is het voor teamleden vaak heel logisch om een leidinggevende die benaderbaar is, een vraag voor te leggen en te hopen dat de leidinggevende een oplossing aandraagt. Als dit regelmatig gebeurt, ontstaat er een patroon, waardoor het teamlid steeds passiever wordt en bij elk probleem aanklopt bij de leidinggevende. De leidinggevende gaat op zijn of haar beurt “zorgen” voor het teamlid. Dit voelt aan de ene kant soms best goed maar leidt uiteindelijk ook tot gemopper en geklaag. Juist als je je teamleden verder wilt helpen en ze minder afhankelijk van jou wilt laten zijn is het goed om het BOB-model toe te gaan passen. Je zult zien dat mensen zelf gaan groeien!  

En ook al zal het in eerste instantie meer tijd kosten, immers, een oplossing aandragen kost vaak minder tijd dan met iemand om tafel te gaan zitten, te luisteren en gestructureerd op zoek gaan naar een oplossing, uitendelijk bespaar je er veel tijd mee doordat mensen zelf in actie komen en jij daarin zo min mogelijk doet.

Natuurlijk zal het in het begin een beetje onwennig om op deze manier gesprekken te gaan voeren met mensen. Je zult zien dat je soms in je oude patroon terug zult vallen. Realiseer je dan dat dat al een succes is. Immers, de eerste stap richting verandering is herkenning! Vind je het lastig om de omschakeling te maken, bespreek het gewoon met het teamlid waarmee je in gesprek gaat. Dan zien ze meteen dat jij ook maar een mens bent. Alleen als je het blijft proberen zul je resultaat zien en gaat het uiteindelijk vanzelf. En daar zullen zowel jij als je teamleden baat bij hebben! 

Soms lukt het je, ook na een heleboel keer proberen, gewoonweg niet om te veranderen.

En ook dat is niet erg

Als je dat merkt, dan is het wellicht tijd om met een coach aan de slag te gaan. Samen kunnen we dan onderzoeken waarom het veranderen niet lukt en op zoek te gaan naar een oplossing. En tijdens het traject zul je merken dat ook hier geldt: als coach zal ik niet met oplossingen komen, maar zal ik jou helpen tot een oplossing te komen.